E-Rechnung Pflicht 2025/2026: Leitfaden für Selbstständige

E-Rechnung Pflicht — die kurze Antwort für Selbstständige

Seit dem 01.01.2025 musst du als Selbstständiger in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — das gilt auch für Kleinunternehmer. Die Pflicht zur Ausstellung greift gestaffelt: Wenn dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro liegt, darfst du noch bis zum 31.12.2027 Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken. Ab dem 01.01.2028 gilt die Pflicht vollständig für alle regelbesteuerten B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellung dauerhaft befreit.

Was ist eine E-Rechnung — und was ist keine?

Eine E-Rechnung ist kein PDF-Anhang per Mail. Das Umsatzsteuergesetz definiert sie in § 14 UStG als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt und maschinell verarbeitet werden kann. Entscheidend ist die strukturierte Datenebene — der reine Blick auf das Dokument reicht der Finanzverwaltung nicht mehr.

In Deutschland sind zwei Formate zugelassen: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Beide erfüllen EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau. Alles andere — reines PDF, Word, JPG, eingescannte Papierrechnung — ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format. Du siehst als Mensch nichts Lesbares, nur Datensätze. Ursprünglich wurde es für Rechnungen an Behörden (B2G) entwickelt und von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) gepflegt. Für Geschäftskunden, die ihre Rechnungsverarbeitung vollständig automatisiert haben, ist XRechnung ideal — für dich als Solo-Selbstständiger eher weniger, weil du das Dokument nicht mehr sehen kannst, ohne es mit einem Viewer zu öffnen.

ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)

ZUGFeRD ist ein Hybridformat. Du siehst ein ganz normales PDF, wie du es kennst — eingebettet liegt eine strukturierte XML-Datei, die deine Software automatisch auslesen kann. Das macht ZUGFeRD zur praktischeren Wahl für Selbstständige, die an Geschäftskunden fakturieren. Wichtig: Nur ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist konform, nicht die älteren Versionen. Und die Profile MINIMUM und BASIC-WL sind nicht ausreichend — sie erfüllen EN 16931 nicht und gelten damit nicht als E-Rechnung. Nutzbar sind BASIC, EN 16931, EXTENDED und das XRECHNUNG-Profil. Das französische Pendant heisst Factur-X und basiert auf demselben technischen Standard.

Was PDF seit 2025 ist — und warum das wichtig ist

Eine reine PDF-Rechnung ist seit dem 01.01.2025 keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG mehr. Sie zählt zur Kategorie "sonstige Rechnung". In der Übergangsphase bis spätestens Ende 2027 ist sie noch zulässig — aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Die Zustimmung kann stillschweigend erfolgen, aber formal musst du davon ausgehen können, dass dein Kunde einverstanden ist. Für dich heisst das: Du kannst bis zum Ende der Übergangsfrist weiter PDF schicken, solltest aber spätestens jetzt anfangen, dein Setup umzustellen.

Zeitplan — ab wann gilt was für dich?

Die Pflicht kommt in drei Stufen, und welche Stufe für dich gilt, hängt am Vorjahresumsatz und am Status. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in Verbindung mit § 27 Abs. 38 UStG, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz.

01.01.2025 — Empfangspflicht ohne Übergangsfrist

Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Empfangspflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzschwelle. Auch Kleinunternehmer sind betroffen. Praktisch reicht ein E-Mail-Postfach, in dem die Datei ankommt — die Archivierung musst du aber GoBD-konform lösen.

Bis 31.12.2026 — Papier und PDF weiterhin erlaubt

In der ersten Übergangsphase dürfen alle Unternehmer für 2025er- und 2026er-Leistungen noch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Papier ohne Zustimmung, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Regelung gilt unabhängig vom Umsatz.

Bis 31.12.2027 — Verlängerte Frist für Selbstständige unter 800.000 Euro

Liegt dein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro — und das trifft auf fast alle Solo-Selbstständigen zu — bekommst du ein zusätzliches Jahr Puffer. Du darfst bis zum 31.12.2027 weiter Papier oder PDF verschicken. Gleichzeitig läuft die EDI-Sonderregelung für nicht-konforme EDI-Verfahren bis zum selben Stichtag, ebenfalls nur mit Zustimmung des Empfängers.

Ab 01.01.2028 — Vollständige Pflicht für alle B2B

Ab dem 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht vollständig für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen regelbesteuerten Unternehmern. Keine weiteren Ausnahmen ausser den dauerhaften. Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz mussten die Ausstellung bereits ab dem 01.01.2027 umsetzen.

Wer ist wann betroffen? Der Status-Check für Solo-Selbstständige

Die wichtigste Frage für dich: Welche Pflicht trifft dich ab welchem Datum? Das hängt davon ab, ob du als Kleinunternehmer oder regelbesteuert fakturierst, und ob du als Freiberufler, Einzelunternehmer oder Nebengewerbe geführt wirst.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) — dauerhaft befreit vom Ausstellen

Das ist der wichtigste Punkt, der in vielen Ratgebern noch falsch steht: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Rechtsgrundlage ist § 34a UStDV, der durch das Jahressteuergesetz 2024 neu eingeführt wurde. Das bedeutet: Auch nach dem 01.01.2028 darfst du als Kleinunternehmer weiterhin Papier, PDF oder jedes andere Format verwenden. Nur die Empfangspflicht gilt auch für dich ab 01.01.2025. Wechselst du später in die Regelbesteuerung, greifen die normalen Regeln ab diesem Zeitpunkt.

Regelbesteuerter Einzelunternehmer

Wenn du als Einzelunternehmer die Umsatzsteuer regulär ausweist und unter 800.000 Euro Jahresumsatz liegst, hast du bis zum 31.12.2027 Zeit. Ab 01.01.2028 musst du bei B2B-Rechnungen zwingend XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 ausstellen. In der Praxis heisst das: Du solltest dein Rechnungstool spätestens 2027 umgestellt haben — nicht erst am 30. Dezember.

Freiberufler nach § 18 EStG

Für Freiberufler gelten dieselben Regeln wie für andere regelbesteuerte Einzelunternehmer. Der freiberufliche Status nach § 18 EStG ändert nichts an der E-Rechnungspflicht. Wenn du Kleinunternehmer bist, greift die dauerhafte Befreiung. Bist du regelbesteuert, gilt die Umsatzschwelle und die Frist bis Ende 2027.

Nebengewerbe

Ein Nebengewerbe ist rechtlich ein Gewerbe wie jedes andere. Bist du dort regelbesteuert, musst du ab 2028 E-Rechnungen ausstellen. Bist du Kleinunternehmer, bleibst du dauerhaft befreit. Die Bezeichnung "Nebengewerbe" ändert am Umsatzsteuerstatus nichts.

Diese Ausnahmen gelten dauerhaft

Neben der Kleinunternehmer-Befreiung gibt es eine Reihe dauerhafter Ausnahmen, die auch nach dem 01.01.2028 bestehen bleiben. Wenn dein Geschäftsmodell in eine dieser Kategorien fällt, musst du nie auf E-Rechnung umstellen.

B2C — Rechnungen an Privatpersonen

Die E-Rechnungspflicht gilt ausschliesslich für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern. Stellst du eine Rechnung an eine Privatperson, ist sie von der Pflicht ausgenommen — egal wie hoch der Betrag ist. Für Online-Shops, Coaches oder Dienstleister mit privaten Endkunden bleibt PDF oder Papier uneingeschränkt zulässig.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)

Rechnungen unter 250 Euro brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und sind dauerhaft ausgenommen. Das betrifft Quittungen, kleine Auslagen oder Mikro-Leistungen. Wichtig: Die Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag, nicht auf den Netto.

Steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG)

Erbringst du steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, bist du ausgenommen. Das betrifft vor allem Vermietung und Verpachtung, Finanzdienstleistungen, ärztliche und pflegerische Leistungen sowie bestimmte Bildungsangebote. Wenn deine Rechnung keine Umsatzsteuer enthält, weil die Leistung steuerfrei ist, brauchst du keine E-Rechnung auszustellen.

Rechnungen an ausländische Empfänger

Die Pflicht greift ausschliesslich für inländische B2B-Umsätze. Schickst du eine Rechnung an ein Unternehmen in Österreich, Frankreich oder den USA, gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht — auch nicht nach 2028. Umgekehrt sind ausländische Unternehmen nicht verpflichtet, dir gegenüber auf E-Rechnung umzustellen.

Fahrausweise (§ 34 UStDV)

Fahrausweise nach § 34 UStDV sind ebenfalls dauerhaft befreit. Für dich relevant, wenn du Bahnfahrten, ÖPNV-Tickets oder Flüge als Betriebsausgabe abrechnest — die Tickets bleiben wie bisher.

Was passiert bei Verstoss? Bussgelder und Vorsteuerfalle

Ab dem 01.01.2028 wird die Finanzverwaltung die neuen Regeln konsequent anwenden. Wer dann noch PDF statt E-Rechnung verschickt, muss mit konkreten Konsequenzen rechnen — sowohl auf eigener Seite als auch bei den Kunden.

Bussgeld bis 5.000 Euro für den Aussteller

§ 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG sieht für fehlerhafte oder fehlende E-Rechnungen ein Bussgeld von bis zu 5.000 Euro pro Verstoss vor. Das ist nicht der wahrscheinliche Normalfall bei einer versehentlichen PDF-Rechnung, aber bei wiederholten oder systematischen Verstössen wird die Höhe ausgeschöpft. In der Übergangsphase 2025 bis 2027 drohen keine Strafen, solange die jeweilige Übergangsregelung greift.

Kein Vorsteuerabzug beim Empfänger

Das eigentliche Geschäftsrisiko liegt beim Empfänger. Erhält dein Kunde eine nicht-konforme Rechnung, darf er die Vorsteuer nicht abziehen. Das führt in der Praxis zu Zahlungsverweigerung, Nachforderungen und zusätzlichem Aufwand. Wer häufig mit einer nicht-konformen Rechnung auffällt, verliert Kunden, weil die Buchhaltung beim Gegenüber dich schlicht nicht mehr akzeptiert.

Das Hybrid-Risiko bei ZUGFeRD

ZUGFeRD hat eine Falle, die in vielen Ratgebern fehlt: Die strukturierte XML-Datei hat steuerrechtlich Vorrang vor der sichtbaren PDF. Wenn deine PDF visuell korrekt aussieht, aber das eingebettete XML fehlerhafte Daten enthält, gilt das XML — nicht die PDF. Der Vorsteuerabzug beim Empfänger kann durch unsichtbare XML-Fehler gestrichen werden. Deshalb gehört ein Validator in den Workflow: Der offizielle Bund-Validator unter validator.xrechnung.de ist kostenlos und zeigt dir, ob deine Datei konform ist.

Archivierungspflicht — 8 Jahre unversehrt

Für E-Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren nach § 14b Abs. 1 UStG. Entscheidend ist, dass der strukturierte XML-Teil unversehrt gespeichert wird — ein Screenshot oder ein ausgedrucktes PDF reicht nicht. Ein E-Mail-Postfach allein ist ebenfalls nicht ausreichend, denn es erfüllt die GoBD-Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit nicht. In der Praxis brauchst du ein Dokumentenmanagement-System oder zumindest eine strukturierte Ablage mit Prüfprotokoll.

Dein Handlungsplan in 7 Schritten

Die Umstellung lässt sich in klare Schritte zerlegen. Wenn du jetzt anfängst, bist du in wenigen Stunden vollständig vorbereitet.

Schritt 1 — Deinen Status klären (Kleinunternehmer oder regelbesteuert?)

Schau in deinen letzten Steuerbescheid oder in deine Umsatzsteuervoranmeldung. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, gilt für dich nur die Empfangspflicht. Bist du regelbesteuert, prüfe den Vorjahresumsatz. Liegst du unter 800.000 Euro, hast du bis Ende 2027 Zeit. Liegst du darüber, galt die Ausstellungspflicht bereits ab 01.01.2027.

Schritt 2 — Empfangskanal festlegen

Lege eine E-Mail-Adresse fest, unter der du eingehende E-Rechnungen annimmst. Kommuniziere diese Adresse an deine Lieferanten. Wenn du noch kein dediziertes Postfach hast, reicht vorerst deine bestehende Geschäfts-Mail.

Schritt 3 — GoBD-konforme Archivierung einrichten

Richte eine Ablage ein, in der du eingehende E-Rechnungen unveränderbar speichern kannst. Das kann ein DMS wie ecoDMS, DATEV Unternehmen online oder eine Lösung mit revisionssicherer Ablage sein. Wichtig: Der XML-Teil muss erhalten bleiben, nicht nur die sichtbare PDF.

Schritt 4 — Tool auswählen (ZUGFeRD-fähig)

Wähle ein Rechnungstool, das ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit einem konformen Profil (BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG-Profil) erzeugt. Reines Word oder Excel ohne Plugin reicht nicht. Für Solo-Selbstständige kosten geeignete Tools in der Regel zwischen 3 und 20 Euro pro Monat.

Schritt 5 — Testrechnung erstellen

Erstelle eine erste Testrechnung in deinem neuen Tool. Prüfe Absender, Empfänger, Leistungszeitraum und Umsatzsteuer. Schick die Datei zunächst an dich selbst, um zu sehen, wie sie ankommt und ob sich die PDF öffnen und das XML auslesen lässt.

Schritt 6 — Mit dem offiziellen Validator prüfen

Lade die Testrechnung auf validator.xrechnung.de hoch. Der Validator prüft sofort, ob die Datei EN 16931 erfüllt. Wenn Fehler angezeigt werden, korrigiere sie in deinem Tool und validiere erneut. Wiederhole das, bis die Prüfung fehlerfrei durchläuft.

Schritt 7 — Kunden und Lieferanten informieren

Teile deinen Geschäftskunden mit, ab wann du E-Rechnungen ausstellst, und frage deine Lieferanten, wie sie ihre Rechnungen künftig schicken. Kläre, ob du XRechnung oder ZUGFeRD bevorzugst. Eine kurze Mail reicht — die meisten Kunden sind froh, wenn sie einen eindeutigen Hinweis bekommen.

Welches Tool passt zu dir?

Für Solo-Selbstständige lohnen sich schlanke Tools, die ZUGFeRD 2.0.1 oder höher unterstützen und den kompletten Workflow abdecken — vom Erstellen über den Versand bis zur Archivierung. Am Markt verfügbar sind unter anderem lexoffice, sevDesk, Billomat, FastBill, DATEV Unternehmen online, easybill und WISO Mein Büro. Reines Word oder Excel reicht seit 2025 nicht mehr, weil keines der Programme ZUGFeRD von Haus aus erzeugt.

Eine Leitweg-ID brauchst du übrigens nicht, solange du nur an Geschäftskunden und nicht an Behörden fakturierst. Sie ist ausschliesslich für B2G-Rechnungen erforderlich. Wenn du für einen Behördenauftrag eine Rechnung stellst, erhältst du die Leitweg-ID vom öffentlichen Auftraggeber — für den normalen Kundenalltag bleibt sie unwichtig. Teste den Workflow einmal vollständig durch, bevor du produktiv gehst. Eine fehlerfreie Testrechnung über den Validator ist der beste Beleg, dass dein Setup hält.

TL;DR

Seit 01.01.2025 musst du als Solo-Selbstständiger E-Rechnungen empfangen können — das gilt auch für Kleinunternehmer. Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt: Unternehmen unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben bis 31.12.2027 Zeit, erst ab 01.01.2028 gilt die volle Pflicht für alle regelbesteuerten B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind über § 34a UStDV dauerhaft von der Ausstellung befreit. Erlaubt sind XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — PDF allein ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Bei Verstössen drohen bis zu 5.000 Euro Bussgeld nach § 26a UStG sowie der Verlust des Vorsteuerabzugs beim Empfänger.

FAQ

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch § 34a UStDV dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit — auch nach dem 31.12.2027. Die Empfangspflicht gilt aber auch für Kleinunternehmer seit dem 01.01.2025.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Selbstständige?

Empfangen müssen alle Selbstständigen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025. Ausstellen musst du als regelbesteuerter Einzelunternehmer mit weniger als 800.000 Euro Vorjahresumsatz erst ab dem 01.01.2028. Bis dahin sind Papier- und PDF-Rechnungen (letztere mit Zustimmung des Empfängers) weiterhin erlaubt.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format ohne menschenlesbaren Teil und wird vor allem für Rechnungen an Behörden (B2G) genutzt. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML — du siehst die Rechnung wie gewohnt, die Software liest die Daten aus dem XML. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931.

Ist eine PDF-Rechnung noch erlaubt?

Seit dem 01.01.2025 ist eine reine PDF-Rechnung keine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG mehr, sondern gilt als "sonstige Rechnung". Sie ist in der Übergangsphase bis spätestens 31.12.2027 noch zulässig, aber nur mit Zustimmung des Empfängers.

Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Ab 01.01.2028 drohen Bussgelder von bis zu 5.000 Euro pro Verstoss nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Zusätzlich kann dein Geschäftskunde die Vorsteuer nicht abziehen, wenn du ihm keine konforme E-Rechnung schickst — das führt regelmässig zu Zahlungsverweigerung oder Nachforderungen.