ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format brauchst du?
ZUGFeRD oder XRechnung? Der entscheidende Unterschied, wer welches Format braucht, Leitweg-ID erklärt und die beste Empfehlung für Selbstständige im Überblick.
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML — du kannst es öffnen, lesen und direkt an deine Buchhaltungssoftware übergeben. XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Maschinen verstehen. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und gelten als gültige E-Rechnung. Der entscheidende Unterschied: XRechnung ist Pflichtformat, wenn du an Behörden rechnest. Für alles andere nimmt man ZUGFeRD.
ZUGFeRD vs. XRechnung — der Unterschied in 60 Worten
ZUGFeRD = PDF mit eingebettetem XML. Menschenlesbar und maschinenlesbar in einer Datei. XRechnung = reine XML-Datei, kein visueller Inhalt, nur maschinenlesbar. Beide erfüllen EN 16931 und sind rechtlich gleichwertige E-Rechnungen. ZUGFeRD eignet sich für B2B, XRechnung ist Pflicht für Behördenrechnungen (B2G). Wer beides braucht, nutzt das ZUGFeRD-XRechnung-Profil — eine Datei, beide Standards.
ZUGFeRD vs. XRechnung — Vergleich
Beide Formate erfüllen EN 16931 — aber für unterschiedliche Einsatzzwecke
| Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung |
|---|---|---|
| Dateiformat | PDF/A-3 mit eingebettetem XML | Reine XML-Datei |
| Lesbarkeit | Menschenlesbar + maschinenlesbar | Nur maschinenlesbar |
| XML-Syntax | CII (Cross Industry Invoice) | UBL und CII |
| Einsatzgebiet | B2B empfohlen | B2G Pflicht |
| Leitweg-ID erforderlich | Nein | Ja(für Behörden) |
| Profile | 6 Profile (MINIMUM bis XRECHNUNG) | 1 Standard + 21 nat. Regeln |
| Aktuelle Version | 2.3.3 (Mai 2025) | 3.0.2 (Juni 2024) |
| Internationaler Name | Factur-X (Frankreich) | — |
| EN 16931 konform |
Das ZUGFeRD-XRECHNUNG-Profil vereint beide Standards in einer Datei — ideal für gemischten Kundenstamm (B2B + B2G).
Was ist ZUGFeRD? Format, Versionen, Profile
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Du siehst eine normale Rechnung, deine Software liest gleichzeitig die strukturierten Daten. Die FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) hat das Format 2010 unter dem AWV mit Unterstützung des Bundeswirtschaftsministeriums entwickelt. Die aktuelle Version ist 2.3.3, veröffentlicht am 7. Mai 2025.
Der praktische Vorteil: Du schickst eine einzige Datei, die für Menschen und Systeme gleichermaßen nutzbar ist. Der Empfänger kann sie drucken, archivieren oder direkt in seine Buchhaltung importieren — ohne Konvertierung. Das macht ZUGFeRD zur pragmatischsten Lösung für den B2B-Alltag.
Die 6 ZUGFeRD-Profile im Überblick
ZUGFeRD kennt sechs Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden:
- MINIMUM — Nur die absolut notwendigen gesetzlichen Pflichtfelder, keine Zeilenebene
- BASIC WL — Pflichtfelder plus Positionsdaten (Warenlinien), aber ohne Artikelbeschreibung
- BASIC — Alle Pflichtfelder plus vollständige Positionsebene
- EN 16931 — Voller europäischer Standard, entspricht dem Kernmodell der Norm
- EXTENDED — Erweitert um branchenspezifische Felder, mehr als EN 16931 verlangt
- XRECHNUNG — Erzeugt eine XML-only Ausgabe, die gleichzeitig als XRechnung anerkannt wird
Für die meisten Selbstständigen ist das EN 16931- oder BASIC-Profil der richtige Einstiegspunkt. Das XRECHNUNG-Profil ist relevant, sobald du Behörden als Kunden hast.
ZUGFeRD und Factur-X — eine Datei, zwei Namen
Wer mit französischen Unternehmen oder der französischen Verwaltung zusammenarbeitet, begegnet dem Begriff Factur-X. Dabei handelt es sich nicht um ein anderes Format — es ist ZUGFeRD unter einem anderen Namen. Seit ZUGFeRD 2.0.1 sind beide Standards vollständig kompatibel. Die aktuelle gemeinsame Version lautet ZUGFeRD 2.3.3 / Factur-X 1.07.3. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist automatisch Factur-X-konform, ohne weitere Anpassung.
Was ist XRechnung? Format, Syntax, Leitweg-ID
XRechnung ist eine reine XML-Datei — kein PDF, keine visuelle Darstellung. Du kannst sie nicht einfach öffnen und lesen. Sie enthält ausschließlich strukturierte Daten, die von Softwaresystemen verarbeitet werden. Verantwortet wird das Format von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), aktuell in Version 3.0.2 vom 20. Juni 2024.
XRechnung unterstützt zwei XML-Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). ZUGFeRD 2.x ist auf CII beschränkt. Für die Praxis spielt die Syntax-Wahl meist keine Rolle — deine Software übernimmt das. Was du aber kennen musst: XRechnung enthält 21 zusätzliche nationale Geschäftsregeln über den EN-16931-Standard hinaus.
Was ist die Leitweg-ID und wann brauche ich sie?
Die Leitweg-ID ist eine Routing-Adresse für öffentliche Auftraggeber. Sie steht im Feld "Käuferreferenz" (BT-10) einer XRechnung und sorgt dafür, dass die Rechnung intern beim richtigen Sachbearbeiter oder System landet. Ohne Leitweg-ID schlägt die Übermittlung an eine Behörde fehl.
Woher bekommst du sie? Vom Auftraggeber — immer zusammen mit dem Auftrag. Du musst nicht danach suchen. Wenn du nur an private Unternehmen rechnest, brauchst du keine Leitweg-ID. Das Feld existiert in ZUGFeRD-Rechnungen nicht verpflichtend.
Wer braucht welches Format? Die Entscheidungsmatrix
Die Entscheidung ist einfacher als sie klingt, wenn du sie in drei Szenarien zerlegst:
Szenario 1 — Nur B2B (Unternehmen als Kunden): ZUGFeRD ist die empfohlene Wahl. Du lieferst eine Datei, die sowohl Menschen als auch Software lesen können. Keine Leitweg-ID, kein Sonderformat, kein Aufwand.
Szenario 2 — Nur B2G (Behörden, öffentliche Auftraggeber): XRechnung ist seit dem 27. November 2020 auf Bundesebene verpflichtend. Du brauchst die Leitweg-ID vom Auftraggeber und eine Software, die XRechnung erzeugt.
Szenario 3 — Gemischter Kundenstamm (B2B + B2G): Das ZUGFeRD-XRechnung-Profil ist die Lösung. Eine Datei, die von Validatoren und Behörden als XRechnung anerkannt wird und gleichzeitig als ZUGFeRD-Rechnung nutzbar ist. Ein Format für alle.
Welches Format brauche ich?
Entscheidungsbaum für Selbstständige und Kleinunternehmer
(B2G)
(B2B + B2G)
(B2B)
Sonderfall Kleinunternehmer: Empfangen ja, Ausstellen nein (dauerhaft)
Wenn du nach §19 UStG als Kleinunternehmer eingestuft bist, also im Vorjahr maximal 22.000 EUR Umsatz hattest, gilt eine Sonderregel: Du bist dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Nicht temporär, nicht während einer Übergangsfrist — dauerhaft. Du musst keine E-Rechnungen erstellen, egal wann du rechnest.
Aber: Die Empfangspflicht gilt für dich trotzdem. Seit dem 1. Januar 2025 musst auch du in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das klingt komplizierter als es ist — für den Empfang reicht ein normales E-Mail-Postfach. Kein Spezialsystem erforderlich.
Das ZUGFeRD-XRechnung-Profil: eine Datei, zwei Standards erfüllt
Das ZUGFeRD-XRechnung-Profil ist die eleganteste Lösung für Selbstständige mit gemischtem Kundenstamm. Es erzeugt eine XML-only Version, die gleichzeitig als XRechnung anerkannt wird — du schickst eine Datei, egal ob dein Gegenüber ein Mittelständler oder eine Bundesbehörde ist. Moderne Rechnungssoftware wählt das Profil automatisch, wenn du die entsprechende Option aktivierst.
E-Rechnungspflicht 2025–2028: die gestaffelten Fristen
Die häufigste Verwechslung beim Thema E-Rechnung: "Ich habe bis 2028 Zeit." Das stimmt nur für die Ausstellungspflicht — und auch nur für kleinere Unternehmen. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025, sofort, für alle.
Hier die Fristen im Überblick:
- 01.01.2025 — Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Transaktionen. Du musst E-Rechnungen entgegennehmen können.
- 01.01.2027 — Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Vorjahresumsatz.
- 01.01.2028 — Vollständige Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
E-Rechnungspflicht 2025–2028
Die gestaffelten Fristen — Empfangspflicht gilt bereits, Ausstellungspflicht läuft schrittweise an
Empfangspflicht für alle
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer. Für den Empfang reicht ein normales E-Mail-Postfach. Kein Spezialsystem erforderlich.
Übergangsphase — Empfangspflicht greift, Ausstellungspflicht noch nicht für alle
Ausstellungspflicht für Großunternehmen
Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 EUR müssen E-Rechnungen ausstellen. Für alle anderen gilt weiterhin die Übergangsregelung.
Vollständige Ausstellungspflicht
Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen — unabhängig vom Umsatz. Einzige dauerhafte Ausnahme: Kleinunternehmer §19 UStG.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR brutto, B2C-Rechnungen (Privatpersonen), steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG und Fahrausweise sind dauerhaft ausgenommen.
Warum ein klassisches PDF jetzt keine E-Rechnung mehr ist
Das klingt nach Bürokratie-Haarspalterei, hat aber praktische Konsequenzen. Seit 2025 gilt ein gewöhnliches PDF — auch wenn es eine Rechnung enthält — gesetzlich als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung. Das betrifft vor allem die Vorsteuerabzugsfähigkeit und die Archivierungsanforderungen. Wenn dein Geschäftspartner ab 2027 E-Rechnungen ausstellen muss, darf er dir kein PDF mehr schicken.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Nicht jede Rechnung muss das neue Format einhalten. Ausnahmen gelten für:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR brutto — diese sind komplett ausgenommen
- B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) — E-Rechnung bleibt optional
- Umsätze nach §4 Nr. 8–29 UStG — steuerfreie Umsätze wie Finanz- und Versicherungsdienstleistungen
- Fahrausweise — pauschal ausgenommen
Für den B2B-Alltag unter Unternehmern gibt es keine weiteren Ausnahmen mehr — die Empfangspflicht gilt uneingeschränkt.
Software und kostenlose Tools für Selbstständige
Die gute Nachricht: Du musst das Thema nicht technisch durchdringen, um E-Rechnungen zu erstellen. Die gängigen Buchhaltungstools für Selbstständige unterstützen beide Formate nativ. sevdesk, Lexware Office und DATEV erzeugen ZUGFeRD und XRechnung ohne manuelle Konfiguration. Du wählst das Format, gibst deine Rechnungsdaten ein — fertig.
Die Expertenregel lautet: Schick ZUGFeRD. Wer XML braucht, hat sie. Das ZUGFeRD-XRechnung-Profil deckt beide Fälle ab, und die PDF-Darstellung macht den Austausch mit Kunden reibungslos, die noch keine Spezialsoftware einsetzen. Wer einen automatisierten Workflow aufbauen will, kombiniert die DATEV-Schnittstelle mit n8n für den direkten Datenfluss.
Kostenlose E-Rechnungs-Validatoren (oft vergessen)
Bevor du eine E-Rechnung an eine Behörde schickst, solltest du sie validieren. Das ist einfacher als gedacht — und kostenlos. Die KoSIT stellt einen offiziellen Validator bereit, mit dem du XRechnung-Dateien prüfen kannst. Für ZUGFeRD gibt es vergleichbare Online-Tools. Ein ungültiges Dokument kommt zurück, und die Nacharbeit kostet mehr Zeit als die Validierung im Vorfeld. Dieser Schritt wird von vielen Selbstständigen vergessen — mach ihn zur Routine.
Häufige Fehler und Missverständnisse
Fünf Irrtümer kursieren besonders hartnäckig:
"Ein PDF ist eine E-Rechnung." — Nein, seit 2025 nicht mehr. Ein normales PDF gilt als "sonstige Rechnung" und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.
"Die Leitweg-ID brauche ich immer." — Falsch. Die Leitweg-ID ist ausschließlich für Rechnungen an Behörden (B2G) erforderlich. Für private Unternehmen gibt es kein entsprechendes Pflichtfeld.
"Als Kleinunternehmer muss ich keine E-Rechnungen empfangen." — Falsch. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle — auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG.
"ZUGFeRD und XRechnung sind nicht kompatibel." — Falsch. Das ZUGFeRD-XRechnung-Profil löst genau dieses Problem. Eine Datei, beide Standards.
"Die Übergangsfrist bis 2028 bedeutet, ich muss jetzt nichts tun." — Falsch. Die Empfangspflicht gilt bereits. Wer heute E-Rechnungen von Geschäftspartnern erhält und sie nicht verarbeiten kann, ist im Rückstand.
TL;DR
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML — menschenlesbar und maschinenlesbar in einer Datei. XRechnung ist eine reine XML-Datei, Pflichtformat für Behördenrechnungen (B2G), und erfordert eine Leitweg-ID. Wer sowohl Behörden als auch Unternehmen beliefert, nutzt das ZUGFeRD-XRechnung-Profil — eine Datei, beide Standards erfüllt. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen, sind aber dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML — menschenlesbar und maschinenlesbar in einem. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931 und gelten rechtlich als E-Rechnung. Der Hauptunterschied liegt im Einsatzgebiet: ZUGFeRD eignet sich für B2B-Rechnungen, XRechnung ist Pflichtformat für Rechnungen an Behörden (B2G).
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?
Nein — Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, nicht nur während der Übergangsfristen. Das gilt unabhängig vom Ausstellungsdatum. Allerdings gilt die Empfangspflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können. Dafür reicht ein einfaches E-Mail-Postfach.
Was ist die Leitweg-ID und brauche ich sie immer?
Die Leitweg-ID ist eine Routing-Adresse für öffentliche Auftraggeber und ausschließlich für B2G-Rechnungen (Rechnungen an Behörden) relevant. Du erhältst sie vom Auftraggeber zusammen mit dem Auftrag. Für private Unternehmen (B2B) wird keine Leitweg-ID benötigt. Viele Selbstständige werden durch dieses Feld unnötig verunsichert.
Kann ich ZUGFeRD und XRechnung gleichzeitig erfüllen?
Ja — das ZUGFeRD-XRechnung-Profil löst genau dieses Problem. Eine ZUGFeRD-Datei mit dem XRechnung-Profil wird von Validatoren und Behörden als XRechnung anerkannt und ist gleichzeitig als ZUGFeRD-Rechnung nutzbar. Das ist die beste Lösung für Selbstständige mit gemischtem Kundenstamm aus Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht vollständig?
Die Pflicht läuft gestaffelt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die vollständige Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. Wer bis 2028 wartet, verpasst die erste Frist bereits — die Empfangspflicht gilt jetzt.