Clockify Alternative mit Rechnungserstellung (Vergleich 2026)

Clockify Alternative mit Rechnungserstellung — die kurze Antwort

Clockify Free bietet solide Zeiterfassung, aber keine Rechnungen. Ab dem Standard-Plan (5,49 $ pro Nutzer und Monat) kannst du Rechnungen aus Zeiteinträgen erstellen — allerdings ohne E-Rechnung und ohne deutsche Pflichtfelder. Wenn du als Selbstständiger in Deutschland abrechnest, lohnt eine All-in-One-Lösung wie SaaS Rebels ab 4,99 EUR im Monat, die Zeit, Rechnung mit ZUGFeRD und Kundenverwaltung in einem System verbindet.

Was Clockify kann — und was im Free-Plan fehlt

Fairerweise zuerst: Clockify ist für reine Zeiterfassung eine richtig gute Wahl. Der Free-Plan kostet nichts, läuft auf allen Geräten und hat keine Nutzerlimits. Für ein kleines Team oder für den Einstieg ohne Budget ist das schwer zu schlagen.

Was Clockify Free bietet

Im kostenlosen Plan bekommst du:

• Timer und manuelle Einträge — zuverlässig über Web, Desktop und Mobile
• Projekte und Kunden — saubere Strukturierung deiner Arbeit
• Berichte — gefiltert nach Projekt, Zeitraum oder Kunde
• Unbegrenzte Nutzer und Projekte — kein Deckel nach oben

Die Oberfläche gibt es übrigens komplett auf Deutsch — Web, Desktop, iOS und Android. Das stand lange anders in diesem Artikel. Korrekt ist: Clockify ist lokalisiert, du stellst die Sprache in den Profileinstellungen um.

Was dir der Free-Plan nicht gibt

So solide die Zeiterfassung ist — bei der Abrechnung stößt du schnell an Grenzen:

• Keine Rechnungen — Invoicing startet erst ab Standard-Plan (5,49 $ pro Nutzer)
• Keine Billable Rates pro Projekt — individuelle Stundensätze gibt es ab Basic-Plan (3,99 $)
• Keine Zeitbudgets — Targets und Alerts sind Pro-Features
• Keine E-Rechnung — weder ZUGFeRD noch XRechnung in irgendeinem Plan

Die Rechnungsfunktion im Standard-Plan kann einiges: Rechnungen direkt aus gefilterten Zeitberichten erzeugen, als PDF exportieren, Spesen einbinden, wiederkehrende Rechnungen und Zahlungserinnerungen per E-Mail. Was ihr fehlt, sind die deutschen Pflichtfelder — Steuernummer, Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG, Leistungszeitraum-Formatierung — und ein natives E-Rechnungs-Format.

Der Medienbruch — was dich die Lösung wirklich kostet

Wenn du Clockify Free nutzt und zum Rechnen in ein anderes Tool wechselst, hast du einen Medienbruch. Das klingt technisch, kostet dich aber jeden Monat echte Zeit.

Ein typischer Abrechnungstag mit zwei Tools

So sieht das in der Praxis aus: Du exportierst in Clockify einen Zeitbericht als CSV. Du öffnest dein Rechnungstool. Du legst eine neue Rechnung an, wählst den Kunden und trägst die Positionen ab. Stundensatz aus dem Kopf oder aus einer Tabelle suchen. Beschreibung der Leistung aus den Clockify-Einträgen zusammenkopieren. Rechnungsnummer setzen, Datum prüfen, Pflichtfelder kontrollieren.

Pro Kunde dauert das 10 bis 15 Minuten. Bei drei bis fünf Kunden bist du schnell bei 30 bis 60 Minuten pro Monatsabrechnung. Und die Fehlerquote steigt, weil du Zahlen manuell überträgst.

Rechne den echten Preis aus

Rechne das ehrlich gegen deinen Stundensatz. Wenn du 60 EUR pro Stunde nimmst, kostet dich der Medienbruch 30 bis 60 EUR im Monat — jeden Monat, jedes Jahr. Das ist nicht der Clockify-Preis, das ist der Preis der Trennung von Zeit und Rechnung.

Eine Lösung, die beides in einem System hat, spart dir nicht nur Geld. Sie spart dir den kognitiven Aufwand, zwischen Tools zu wechseln — und genau das ist oft der eigentliche Pain Point.

E-Rechnung 2025/2026 — was Clockify nicht kann

Das hier ist der Punkt, der in den meisten Vergleichen fehlt. Seit dem 01.01.2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch du als Ein-Personen-Unternehmen.

Die neuen Fristen im Überblick

Empfangen ist Pflicht — ausstellen noch nicht überall. Die Übergangsfristen:

• Bis 31.12.2026: PDF-Rechnungen im B2B weiterhin erlaubt
• Bis 31.12.2027: Verlängerung bei Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR
• Ab 01.01.2028: E-Rechnung im B2B verpflichtend

Gültige Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). B2C-Rechnungen und Kleinbeträge unter 250 EUR sind ausgenommen.

Warum PDF allein nicht reicht

Clockify exportiert Rechnungen als PDF. Das ist bis Ende 2026 beziehungsweise 2027 unkritisch, wird aber spätestens 2028 zum Problem. Ein PDF ohne eingebettetes XML ist nach der neuen Definition keine E-Rechnung — selbst wenn es inhaltlich alle Pflichtfelder hat.

SaaS Rebels erzeugt ZUGFeRD 2.0.1 nativ. Du bekommst ein PDF, das gleichzeitig die maschinenlesbare XML-Struktur enthält. Rechtssicher, ohne Zusatztool. Mehr Kontext zur neuen Pflicht findest du in E-Rechnung-Pflicht für Selbstständige.

DSGVO, EU-Hosting und der US CLOUD Act

Wer DSGVO ernst nimmt, schaut nicht nur auf das Hosting-Land, sondern auch auf den Konzernsitz. Clockify gehört zu CAKE.com mit Sitz in den USA. Das hat zwei Konsequenzen.

Erstens: Die Auswahl einer EU-Region ist erst ab Pro-Plan (7,99 $ pro Nutzer) möglich. Free-, Basic- und Standard-Nutzer liegen auf globalen — also in der Regel US-amerikanischen — Servern. Wenn du deine Kundendaten dort speicherst, solltest du das in deinem Verarbeitungsverzeichnis korrekt dokumentieren.

Zweitens: Der US CLOUD Act erlaubt US-Behörden den Zugriff auf Daten von US-Providern, auch wenn die Daten in der EU liegen. Das ist kein Clockify-spezifisches Problem, sondern gilt für alle US-Anbieter. Für viele Selbstständige ist das keine Showstopper-Frage, aber es gehört auf den Tisch.

SaaS Rebels läuft bei Hetzner in Deutschland. Keine Tochter eines US-Konzerns, kein CLOUD Act, DSGVO ist der Default — nicht ein Upgrade-Feature. Mehr zum Thema in DSGVO-Tools für Freelancer.

Clockify Preise vs. SaaS Rebels im direkten Vergleich

Jetzt der harte Vergleich. Clockify hat fünf Plan-Stufen, alle Preise sind pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung:

• Free — 0 $
• Basic — 3,99 $ (Billable Rates, keine Rechnung)
• Standard — 5,49 $ (erste Stufe mit Rechnung)
• Pro — 7,99 $ (EU-Hosting wählbar, Zeitbudgets)
• Enterprise — 11,99 $

Preis pro Nutzer und Monat

Rechnen wir den relevanten Vergleich für Selbstständige mit Rechnungsbedarf:

• Clockify Standard — 5,49 $ ≈ 5,10 EUR
• Clockify Pro (mit EU-Hosting) — 7,99 $ ≈ 7,40 EUR
• SaaS Rebels Rebel — 4,99 EUR

Schon auf Preisebene liegt SaaS Rebels Rebel deutlich unter der günstigsten rechnungsfähigen Clockify-Stufe.

Was im Preis enthalten ist

Der reine Preis ist aber nur die halbe Wahrheit. Schau, was in jedem Plan drin ist:

• Clockify Standard (5,10 EUR): Zeiterfassung, Rechnung als PDF, wiederkehrende Rechnungen, keine E-Rechnung, Hosting global
• SaaS Rebels Rebel (4,99 EUR): Zeiterfassung, Rechnung mit ZUGFeRD, CRM, Aufgaben, Notizen, Budget, Hosting in Deutschland

Du bekommst bei SaaS Rebels also mehr Funktionen für weniger Geld — und zusätzlich die E-Rechnungs-Fähigkeit, die in keinem Clockify-Plan enthalten ist.

Wann Clockify trotzdem die bessere Wahl ist

Faire Ansage: Es gibt Szenarien, in denen Clockify klar vorne liegt. Wenn du ein großes Team hast und einfach nur Zeiten tracken willst, ist Clockify Free unschlagbar — unbegrenzte Nutzer, keine Kosten. Wenn deine Kunden international sind und du keine deutschen Pflichtfelder oder E-Rechnung brauchst, ist der Standard-Plan mit seinen PDF-Rechnungen völlig ausreichend.

Clockify ist auch stark, wenn du schon ein Buchhaltungstool im Hintergrund hast, das die Rechnungen übernimmt, und Clockify nur für die Zeiterfassung brauchst. Dann tut der Medienbruch nicht so weh, weil dein Workflow eh auf zwei Systeme aufgeteilt ist.

Für Solo-Selbstständige mit DACH-Kunden und Rechnungsbedarf ist die Rechnung aber eine andere. Da gewinnt meistens die All-in-One-Lösung.

Andere deutsche Alternativen im kurzen Überblick

Wenn SaaS Rebels nichts für dich ist, sind das die Alternativen, die ich fair nennen würde:

• Clockodo — der Spezialist für Zeit plus Rechnung. Hosting in Frankfurt und Berlin, DSGVO-konform, sehr ausgereift. Preislich bei 7 bis 15 EUR pro Nutzer höher als SaaS Rebels, aber mit sehr tiefen Projekt- und Team-Features.
• sevdesk — Buchhaltung mit Zeiterfassung als Zusatz. Macht Sinn, wenn du die volle Buchhaltung willst, nicht nur Rechnungen. Ab 9,90 EUR.
• Papierkram — ähnlich wie sevdesk, Buchhaltung plus Zeiterfassung. Ab etwa 8 EUR.
• FastBill — Rechnungen mit Projektzeiterfassung als Ergänzung.

Mein Pitch ist klar: SaaS Rebels ist die günstige All-in-One-Alternative, nicht der Spezialanbieter für große Teams. Wenn du 20 Leute in komplexen Projekten abrechnest, nimm Clockodo. Wenn du Solo bist und einen aufgeräumten Workflow willst, bist du bei uns richtig.

Wechsel von Clockify zu SaaS Rebels — so gehst du vor

Der Wechsel ist unspektakulär — du brauchst keine Migrations-Agentur. In vier Schritten:

1. Export aus Clockify. Zeiteinträge als CSV herunterladen. Unter "Reports" die gewünschten Monate filtern und exportieren.
2. Kunden anlegen. In SaaS Rebels die wichtigsten Kunden eintragen. Du brauchst Name, Adresse, Steuernummer. Das geht in 2 Minuten pro Kunde.
3. Trial starten. 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Zeiteinträge kannst du manuell anlegen oder direkt neu tracken — je nachdem, ob dir historische Daten wichtig sind.
4. Erste Rechnung erstellen. Aus den getrackten Stunden direkt die Rechnung erzeugen. ZUGFeRD-PDF ist der Default, du kannst auch reines PDF wählen.

Das war's. Keine Integration, kein Connector, kein Zapier. Ein System, ein Workflow — das ist der ganze Witz.

TL;DR

Clockify Free ist eine solide, kostenlose Zeiterfassung — aber ohne Rechnungen. Rechnungen gibt es ab Standard-Plan (5,49 $ pro Nutzer), ohne E-Rechnung und ohne deutsche Pflichtfelder. Wer als Selbstständiger in Deutschland abrechnet, braucht eigentlich Zeit plus Rechnung plus ZUGFeRD in einem System. SaaS Rebels bietet das ab 4,99 EUR pro Monat inklusive CRM und Aufgaben — gehostet in Deutschland, DSGVO-nativ.

FAQ

Bietet Clockify eine Rechnungsfunktion?

Ja, aber nicht im Free-Plan. Die Invoicing-Funktion startet im Standard-Plan ab 5,49 $ pro Nutzer und Monat. Damit kannst du Rechnungen aus Zeiteinträgen erstellen, als PDF exportieren und wiederkehrende Rechnungen planen. Deutsche Pflichtfelder wie die Steuernummer oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung sind nicht vorstrukturiert.

Ist Clockify auf Deutsch verfügbar?

Ja, die Oberfläche von Clockify ist auf Deutsch verfügbar — Web, Desktop, iOS und Android. Du stellst die Sprache in den Profileinstellungen um. Die Hilfe-Dokumentation und der Support sind allerdings englischsprachig, und das Rechnungsformat ist nicht auf das deutsche Steuerrecht ausgerichtet.

Kann Clockify E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) erstellen?

Nein. Clockify exportiert Rechnungen als PDF, aber ohne eingebettetes XML im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Seit 01.01.2025 müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2028 wird das Ausstellen im B2B-Bereich Pflicht. Wer jetzt umstellt, vermeidet späteres Nacharbeiten.

Wo werden meine Clockify-Daten gespeichert?

Clockify läuft standardmäßig auf globalen (US-)Servern. Die Auswahl einer EU-Region ist erst ab Pro-Plan (7,99 $ pro Nutzer) möglich. Da der Mutterkonzern CAKE.com in den USA sitzt, greift der US CLOUD Act auch bei EU-Hosting. Wer deutsche Datenschutz-Priorität hat, ist mit deutschem Hosting bei einem europäischen Anbieter rechtlich klarer aufgestellt.

Was ist die beste Clockify-Alternative für Selbstständige in Deutschland?

Das hängt vom Bedarf ab. Für Solo-Selbstständige mit DACH-Kunden lohnt eine All-in-One-Lösung wie SaaS Rebels (ab 4,99 EUR pro Monat mit Zeit, Rechnung, CRM, E-Rechnung). Für reine Zeit-plus-Rechnung-Spezialisten ist Clockodo eine starke Wahl, für Buchhaltung plus Zeiterfassung eignet sich sevdesk oder Papierkram.