Todoist Alternative mit integrierter Zeiterfassung
Todoist verwaltet Aufgaben, aber keine Stunden oder Rechnungen. SaaS Rebels verbindet Todos mit Zeiterfassung und Invoicing.
Todoist: Gut für Aufgaben, unvollständig fürs Business
Todoist ist einer der beliebtesten Aufgabenmanager weltweit — und verdient. Die App ist schnell, die natürliche Spracheingabe für Fälligkeiten ist clever, die Wiederholungslogik ist Benchmark in der Branche.
Aber als Selbstständiger merkst du schnell: Aufgaben abhaken ist nur die halbe Miete. Du musst auch wissen, wie lange eine Aufgabe gedauert hat, was du dem Kunden in Rechnung stellen kannst und ob sich das Projekt überhaupt lohnt.
Todoist beantwortet keine dieser Fragen.
Todoist Preise 2026 im Überblick
Todoist hat am 10. Dezember 2025 die Preisstruktur aktualisiert. Drei Pläne stehen zur Auswahl:
| Feature | Todoist Free | Todoist Pro (7 EUR) | Todoist Business (8 EUR) |
|---|---|---|---|
| Projekte | 5 | 300 | 500 pro Team |
| Filter | 3 | 150 | 150 |
| Fälligkeiten & Prioritäten | Ja | Ja | Ja |
| Kalender-Layout | Nein | Ja | Ja |
| Task Assist | Nein | Ja | Ja |
| Aktivitätshistorie | 1 Woche | vollständig | vollständig |
| Zeiterfassung | Nein | Nein | Nein |
| Rechnungen | Nein | Nein | Nein |
| CRM | Nein | Nein | Nein |
| Budget | Nein | Nein | Nein |
Selbst im Business-Plan: Keine Zeiterfassung. Todoist weiß nicht, wie lange du an einer Aufgabe gearbeitet hast.
Das Integrations-Dilemma
Todoist bietet Integrationen — unter anderem mit Toggl Track und Clockify für die Zeiterfassung. Auf den ersten Blick wirkt das wie eine Lösung. In der Praxis gibt es drei Haken.
Haken 1: Toggl funktioniert nur im Browser
Die offizielle Todoist-Hilfeseite macht klar: Die Toggl-Track-Integration funktioniert ausschließlich in der Todoist-Web-App (Chrome, Firefox oder Edge). In der Desktop-App und den Mobile-Apps siehst du die Integration nicht.
Wer unterwegs einen Timer starten will — beim Kunden, im Auto, im Homeoffice-Meeting — findet den Button schlicht nicht. Für Selbstständige, die oft von unterwegs arbeiten, ein echter Deal-Breaker, den kaum ein Vergleichsartikel erwähnt.
Haken 2: Separate Abos, separate Datenbank
Clockify löst das Mobile-Problem, aber beide Tools verlangen:
- Zwei Apps gleichzeitig offen
- Zwei Abonnements bezahlen (oder zweimal Free-Plan-Limits akzeptieren)
- Zwei Anmeldungen pflegen
- Manuelle Zuordnung von Zeiten zu Aufgaben — der Timer kennt keine Rechnungsposition
Haken 3: Rechnungen bleiben außen vor
Für Rechnungen brauchst du dann noch ein drittes Tool. Direkte Integration gibt es nicht. Wer es automatisieren will, baut Zapier-Workflows ab 19,99 USD/Monat — plus Wartung, wenn eine API sich ändert.
Kontextwechsel sind nicht gratis: Laut Forschung braucht das Gehirn nach einer Unterbrechung rund 23 Minuten, um in den Fokus zurückzukehren. Drei Apps zu jonglieren summiert sich über den Tag.
SaaS Rebels: Aufgaben im Business-Kontext
Bei SaaS Rebels sind Aufgaben kein isoliertes Feature, sondern Teil eines integrierten Workflows:
- Aufgabe erstellen und Priorität setzen
- Zeit tracken direkt auf das zugehörige Projekt
- Rechnung schreiben aus den erfassten Zeiteinträgen
- Kunden zuordnen — alles unter einem Kundenprofil
Du siehst nicht nur, was zu tun ist — du siehst auch, wie lange es gedauert hat und was du dafür berechnen kannst. Eine App, ein Login, eine Datenbasis.
Feature-Vergleich für Selbstständige
| Kriterium | Todoist Pro (7 EUR) | SaaS Rebels Rebel (4,99 EUR) |
|---|---|---|
| Aufgaben | Ja, sehr stark | Ja, solide Basics |
| Wiederkehrende Aufgaben | Ja, marktführend | Einfach |
| Natürliche Spracheingabe | Ja | Nein |
| Zeiterfassung | Nein | Ja, nativ |
| Rechnungen | Nein | Ja, nativ |
| CRM | Nein | Ja |
| Budget | Nein | Ja |
| Notizen | nur Aufgabenkommentare | eigenes Tool |
| Mobile-Apps (iOS, Android) | Ja, sehr stark | Mobile-optimierte Web-App |
| Preis für alles | 7 EUR + Extras nötig | 4,99 EUR all-inclusive |
Wo Todoist stärker ist
Fair gesagt: Als reiner Aufgabenmanager ist Todoist besser. Die App hat:
- Natürliche Spracheingabe ("Rechnung Müller morgen 14 Uhr")
- Wiederkehrende Aufgaben mit komplexen Regeln ("jeden zweiten Dienstag im Monat")
- Karma-System für Motivation und Gamification
- Hervorragende Mobile-Apps (iOS, Android) mit Offline-Support
- Über 15 Jahre Reife und einen riesigen Integrations-Katalog
Wenn du nur einen Aufgabenmanager brauchst und deine Abrechnung komplett getrennt läuft, ist Todoist weiterhin eine Top-Wahl.
Wo SaaS Rebels stärker ist
SaaS Rebels gewinnt überall dort, wo Aufgaben auf Business-Prozesse treffen:
- Aufgabe erledigt → Wie lange hat es gedauert? (Zeiterfassung)
- Projekt abgeschlossen → Was schuldet der Kunde? (Rechnungen mit Zeitimport)
- Neuer Kunde → Wo sind seine Daten? (CRM)
- Monatsende → Wie steht es finanziell? (Budget)
Dieser Kontext fehlt bei Todoist komplett — und wird durch Integrationen nur halbherzig geschlossen.
Die ehrliche Kostenrechnung 2026
Selbstständigen-Setup mit Todoist:
- Todoist Pro: 7,00 EUR/Monat
- Toggl Track Starter (Zeiterfassung): ~ 8,00 EUR/Monat (9 USD)
- Rechnungstool (z. B. Lexoffice S): 5,90 EUR/Monat
- Gesamt: ~ 20,90 EUR/Monat = ~ 250 EUR/Jahr
Selbstständigen-Setup mit SaaS Rebels:
- Rebel Plan: 4,99 EUR/Monat
- Gesamt: 49 EUR/Jahr
Ersparnis: rund 200 EUR pro Jahr — plus weniger Kontextwechsel, eine einheitliche Datenbasis und einen einzigen Login. Wer mit dem SaaS Rebels Free-Plan startet, bezahlt zum Testen 0 EUR.
Für wen welches Tool?
Wähle Todoist, wenn du:
- nur Aufgaben verwalten willst (privat oder beruflich)
- Wiederkehrende Aufgaben intensiv nutzt
- Die natürliche Spracheingabe liebst
- bereits ein separates Setup für Rechnungen und Zeiterfassung hast
Wähle SaaS Rebels, wenn du:
- Aufgaben im Business-Kontext brauchst
- Zeiterfassung, Rechnungen und CRM zusammengehören sollen
- nicht für drei oder vier Tools zahlen willst
- Wert auf eine deutschsprachige Plattform mit DSGVO-Hosting legst
FAQ
Hat Todoist eine Zeiterfassung? Nein — weder Free, Pro noch Business bieten native Zeiterfassung. Nur Integrationen mit Toggl Track oder Clockify, die jeweils ein separates Abo und eine separate Anmeldung verlangen.
Was kostet Todoist Pro 2026? 7 EUR/Monat oder 60 EUR/Jahr (Update vom 10.12.2025). Business kostet 8 EUR/Monat pro Nutzer, Free ist auf 5 Projekte begrenzt.
Funktioniert die Toggl-Integration auf dem Handy? Nein. Laut Todoist-Hilfeseite läuft die Toggl-Track-Integration nur in der Todoist-Web-App (Chrome, Firefox, Edge). Auf Desktop-App und Mobile-Apps siehst du sie nicht.
Kann ich aus Todoist Rechnungen erstellen? Nicht direkt. Todoist hat keine Rechnungsfunktion. Über Zapier oder Make lassen sich Workflows zu Lexoffice oder sevdesk bauen — ab 19,99 USD/Monat extra, mit laufender Pflege der Automationen.
Welche Todoist-Alternative hat Rechnungen direkt integriert? SaaS Rebels kombiniert Aufgaben, Zeiterfassung, Rechnungen und CRM in einer App — ab 4,99 EUR/Monat. Bitrix24 bietet ebenfalls Rechnungen, ist aber deutlich komplexer und primär für Teams konzipiert.
Fazit
Todoist ist ein brillanter Aufgabenmanager — schnell, durchdacht, mobil stark. Aber als Selbstständiger brauchst du mehr als Aufgaben: du brauchst den Kontext drumherum. Wie lange hat es gedauert? Was kostet es den Kunden? Wie steht das Projekt finanziell?
SaaS Rebels gibt dir Aufgaben plus den kompletten Business-Workflow in einer App. Nicht so spezialisiert wie Todoist bei reinen Todos, aber deutlich besser für den Alltag von Selbstständigen, die abrechnen müssen.
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