Kleinunternehmerregelung Rechnung: § 19 UStG korrekt

Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung: Das Wichtigste in 45 Sekunden

Als Kleinunternehmer schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer — kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, nur ein Gesamtbetrag plus Pflichthinweis nach § 19 UStG. Seit 01.01.2025 gelten neue Schwellen: 25.000 EUR Vorjahresumsatz und 100.000 EUR im laufenden Jahr. Wer die 100.000-EUR-Grenze überschreitet, fällt sofort aus der Regelung — nicht erst im nächsten Jahr.

Wer darf die Kleinunternehmerregelung nutzen? (Stand 2025)

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit dich von der Umsatzsteuer. Keine Vorsteuer, keine UStVA, keine monatliche Meldung. Aber nur, wenn du unter den Schwellen bleibst.

Die neuen Umsatzgrenzen ab 2025

Das Jahressteuergesetz 2024 hat § 19 UStG zum 01.01.2025 grundlegend reformiert. Die alten Schwellen (22.000 EUR / 50.000 EUR) sind Geschichte.

Du bist Kleinunternehmer, wenn:

• dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 25.000 EUR war
• dein voraussichtlicher Gesamtumsatz im laufenden Kalenderjahr nicht höher als 100.000 EUR liegt

Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Und seit 2025 sind die Beträge echte Nettobeträge — nicht mehr die „fiktiven Bruttobeträge" von vor der Reform.

Was passiert bei Überschreitung?

Hier hat der Gesetzgeber 2025 nachgeschärft: Wer die 100.000-EUR-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, verliert die Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort. Genauer: Der Umsatz, der die Grenze sprengt, ist bereits steuerpflichtig. Für die Rechnungen ab diesem Moment gilt Regelbesteuerung mit 19 % (oder 7 %) Umsatzsteuer.

Bleibst du unter 100.000 EUR, rutschst aber über 25.000 EUR, bist du erst im Folgejahr regelbesteuert. Das laufende Jahr darfst du zu Ende machen.

Im Gründungsjahr

Die früher übliche Hochrechnung auf 12 Monate ist entfallen. Wer im Juli gründet und bis Dezember 15.000 EUR Umsatz macht, bleibt Kleinunternehmer — auch wenn hochgerechnet 30.000 EUR herauskämen. Entscheidend ist nur noch, ob du die tatsächlichen 25.000 EUR im Gründungsjahr überschreitest.

Was bedeutet „keine Umsatzsteuer" konkret?

Als Kleinunternehmer:

• erhebst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen
• ziehst du keine Vorsteuer ab bei eigenen Einkäufen
• meldest du keine UStVA ans Finanzamt
• führst du keine Umsatzsteuer ab

Klingt nach weniger Bürokratie — ist es auch. Der Haken: Die Umsatzsteuer auf deine Einkäufe bleibt an dir hängen. Bei einem neuen Laptop für 1.190 EUR brutto zahlst du die 190 EUR Umsatzsteuer aus eigener Tasche. Ein regelbesteuerter Unternehmer holt sich diesen Betrag vom Finanzamt zurück.

Pflichtangaben auf deiner Rechnung als Kleinunternehmer

Auch du musst die allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 UStG einhalten. Zwei Dinge unterscheiden deine Rechnung aber von der eines regelbesteuerten Unternehmers: Es gibt keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag, und stattdessen brauchst du den Pflichthinweis auf § 19 UStG.

Vollrechnung: alle Pflichtangaben im Überblick

Für Rechnungen über 250 EUR brutto gilt die volle Liste:

1. Vollständiger Name und Anschrift — deine
2. Vollständiger Name und Anschrift — die des Kunden
3. Steuernummer (USt-IdNr. nur, wenn du eine hast)
4. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
5. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
8. Gesamtbetrag (kein Netto, kein Brutto, kein Steueranteil)
9. Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
10. Gegebenenfalls Skonto- oder Rabattangaben

Kleinbetragsrechnung bis 250 EUR (vereinfacht)

Für Rechnungen bis 250 EUR brutto greift die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Du brauchst nur:

• deinen Namen und deine Anschrift
• das Rechnungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• den Gesamtbetrag
• den § 19-Hinweis

Nicht zwingend bei Kleinbetragsrechnungen: Kundenanschrift, Rechnungsnummer, Steuernummer. Praktisch, wenn du viele kleine Leistungen abrechnest — etwa Supportstunden oder Nachbestellungen.

Der Pflichthinweis nach § 19 UStG: Formulierungen die funktionieren

Auf jeder Rechnung muss erkennbar sein, warum du keine Umsatzsteuer ausweist. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 ist dieser Hinweis ausdrücklich gesetzliche Pflicht — nicht mehr nur „empfohlen". Ohne Hinweis ist die Rechnung formal fehlerhaft und dein Kunde kann sie beim Finanzamt beanstanden.

Empfohlene Formulierungen

Standard:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Etwas präziser:

Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.

Kompakt:

Steuerbefreit nach § 19 UStG.

Alle drei Varianten erfüllen die Pflicht. Wähle eine und bleib konsistent — ein Standardtext in deinem Rechnungstool nimmt dir die Entscheidung bei jeder neuen Rechnung ab.

Formulierungen, die du vermeiden solltest

• „Umsatzsteuerfrei" — das klingt nach echter Steuerbefreiung nach § 4 UStG (zum Beispiel für Ärzte oder Bildungsleistungen) und ist etwas anderes.
• „MwSt. 0 %" — impliziert einen Steuersatz von 0 %, den es für deinen Fall nicht gibt.
• „inkl. 0 % MwSt." — gleiche Falle.
• Kein Hinweis — die Rechnung ist formal unvollständig.

Beispielrechnung: So sieht sie korrekt aus

Lisa Freelance                     Rechnungsnummer: 2026-007
Grafikdesign                       Rechnungsdatum:  20.03.2026
Bergstraße 15                      Steuernummer:    21/456/78901
50667 Köln

An:
Bäckerei Sonnenschein
Herrn Thomas Becker
Rheinweg 3
50668 Köln

RECHNUNG

Leistungszeitraum: 10.03.2026 – 18.03.2026

Pos. | Beschreibung                      | Betrag
1    | Logo-Design inkl. 3 Entwürfe      | 800,00 €
2    | Visitenkarten-Layout (2-seitig)   | 250,00 €
3    | Briefpapier-Vorlage                | 150,00 €

                              Gesamtbetrag: 1.200,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlungsziel: 14 Tage (bis 03.04.2026)

Bankverbindung:
Lisa Freelance
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90

Beachte: Keine Netto/Brutto-Aufschlüsselung. Nur ein Gesamtbetrag. Keine Steuerzeile. Der § 19-Hinweis steht direkt unter dem Gesamtbetrag, gut sichtbar.

Die 7 häufigsten Fehler (und was sie kosten)

1. Umsatzsteuer trotzdem ausweisen

Wenn auf deiner Rechnung „19 % MwSt." steht, schuldest du die Steuer dem Finanzamt — auch als Kleinunternehmer. Das nennt sich unberechtigter Steuerausweis nach § 14c UStG. Korrigieren kannst du das nur durch eine korrigierte Rechnung und Rückzahlung der Steuer an den Kunden. Der häufigste teure Einsteigerfehler.

2. Netto und Brutto getrennt aufführen

Es gibt kein „Netto" und „Brutto" bei dir. Du hast einen Betrag. Punkt. Wer Netto/USt/Brutto einträgt, rutscht faktisch in § 14c UStG — selbst wenn der Steuerbetrag rein optisch auftaucht.

3. Pflichthinweis vergessen

Ohne § 19-Hinweis ist die Rechnung formal fehlerhaft. Dein Kunde wundert sich, warum keine Steuer draufsteht, und im schlimmsten Fall akzeptiert sein Finanzamt die Rechnung beim Betriebsausgabenabzug nicht.

4. Die Grenze aus dem Blick verlieren

25.000 EUR Jahresumsatz klingen nach viel — bei einem Stundensatz von 70 EUR sind das 358 Stunden im Jahr, also rund 7 Wochenstunden. Die Grenze kommt schneller als du denkst. Bei 100.000 EUR endet die Regelung sogar sofort mit dem auslösenden Umsatz.

5. USt-IdNr. auf der Rechnung angeben, obwohl du keine brauchst

Technisch nicht falsch, aber verwirrend. Als Kleinunternehmer reicht die Steuernummer. Eine USt-IdNr. brauchst du nur für innergemeinschaftliche Leistungen (Reverse Charge) — und dann musst du die Kleinunternehmer-Mechanik ohnehin neu bewerten.

6. An EU-Unternehmen fakturieren ohne Vorsicht

B2B-Leistungen innerhalb der EU fallen unter Reverse Charge nach § 13b UStG. Das Zusammenspiel mit § 19 ist nicht trivial — kurz mit dem Steuerberater abklären, bevor die erste EU-Rechnung rausgeht.

7. Rückwirkend wechseln wollen

Du kannst die Kleinunternehmerregelung nicht mitten im Jahr an- oder abwählen. Die Entscheidung gilt fürs gesamte Kalenderjahr. Und wer einmal auf § 19 verzichtet (Option zur Regelbesteuerung), bleibt 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden.

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was seit 2025 gilt

Seit 01.01.2025 gilt im B2B-Bereich die E-Rechnungs-Empfangspflicht — und die trifft auch Kleinunternehmer ohne Übergangsfrist. Wenn dein Geschäftskunde dir eine E-Rechnung (strukturiertes XML, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) schickt, musst du sie empfangen und verarbeiten können. Ein einfacher E-Mail-Empfang plus Viewer reicht für den Anfang.

Beim Versand bist du als Kleinunternehmer nach § 34a UStDV ausdrücklich befreit. PDF oder Papier bleiben zulässig, solange dein Empfänger zustimmt (stillschweigende Zustimmung gilt als gegeben, wenn er die Rechnung akzeptiert). Die vollumfängliche E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen ab 01.01.2028 ändert daran nichts — Kleinunternehmer bleiben beim Versand befreit.

Sonderfälle: Ausland, EU, Reverse Charge

Innerhalb Deutschlands ist dein Alltag einfach. Grenzüberschreitend wird es schnell komplexer. Hier die Entscheidungstabelle nach Empfänger-Typ und Sitzland:

EU-B2B: Reverse Charge auch für Kleinunternehmer

Bei B2B-Leistungen ins EU-Ausland verschiebt sich der Leistungsort zum Sitz des Kunden. Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar — § 19 UStG spielt dann keine Rolle. Du brauchst:

• eine eigene USt-IdNr. (kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern, auch als Kleinunternehmer)
• die USt-IdNr. des Kunden (vorher qualifiziert prüfen)
• einen Hinweis auf der Rechnung: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"

Ohne USt-IdNr. kannst du keine saubere Reverse-Charge-Rechnung schreiben. Den Antrag stellst du am besten vor dem ersten EU-B2B-Auftrag.

EU-Kleinunternehmerregelung (§ 19a UStG) seit 2025

Seit 01.01.2025 kannst du dich beim Bundeszentralamt für Steuern für die grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung registrieren. Dadurch bleibst du auch bei Privatkunden-Verkäufen ins EU-Ausland steuerfrei — bis zur EU-weiten Grenze von 100.000 EUR netto pro Jahr.

Voraussetzungen:

• Vorjahres- und Laufendes-Jahr-Umsatz EU-weit unter 100.000 EUR
• Registrierung über das BZSt-Online-Portal
• Du erhältst eine KU-IdNr. mit dem Annex „EX" (z. B. DE123456789-EX)
• Quartalsweise Umsatzmeldung an das BZSt (Null-Meldungen inklusive)
• Pflichthinweis auf Rechnungen: „Steuerbefreiung gemäß Art. 284 MwStSystRL"

EU-KU und OSS schließen sich für dieselben Umsätze gegenseitig aus — entweder steuerfrei via EU-KU oder mit ausländischer USt via OSS, nicht beides.

Reverse Charge beim Bezug — die versteckte UStVA-Pflicht

Dieser Punkt wird oft übersehen und ist teuer: Wenn du als Kleinunternehmer Software aus dem EU-Ausland beziehst — Anthropic, Stripe, Google Workspace, GitHub, Cloudflare, Figma, Notion — greift Reverse Charge auf deiner Eingangsseite.

Das bedeutet:

• Du schuldest dem deutschen Finanzamt 19 % auf den Nettorechnungsbetrag
• Du hast keinen Vorsteuerabzug (Kleinunternehmer-Status)
• Quartalsweise UStVA via ELSTER (Fristen 10.04. / 10.07. / 10.10. / 10.01.)
• Eintrag in Kennzahl 46 (Leistung) und 47 (Steuer) für EU-Dienstleistungen

Eine Anthropic-Rechnung über 100 EUR netto kostet dich effektiv 119 EUR. Diesen Posten musst du in deiner Kalkulation einplanen, sobald du SaaS-Tools aus dem Ausland beziehst.

Mehr dazu: Reverse Charge beim Bezug.

Drittländer (Schweiz, UK, USA)

Bei Dienstleistungen aus Drittländern gilt der Bezug nach deutschem Reverse-Charge-Recht in vielen Fällen nicht. Einzelfallprüfung. Für Ausgangsrechnungen an Drittlands-Kunden ist die Leistung in Deutschland oft nicht steuerbar, ein § 19-Hinweis entfällt dann — stattdessen Verweis auf den Leistungsort und gegebenenfalls lokale Regelung prüfen.

Bei jeder grenzüberschreitenden Leistung gilt: einmal mit dem Steuerberater kurz abstimmen. Fehler sind hier teuer.

Tipp: Mit dem kostenlosen Kleinunternehmer-Check prüfst du in 30 Sekunden, ob du die aktuellen Schwellenwerte (25.000 €/100.000 €) einhältst — ohne Anmeldung.

Wann sich die Kleinunternehmerregelung NICHT lohnt

Die Regelung ist kein Automatismus. In diesen Fällen kann der Verzicht sinnvoll sein:

• Hohe Betriebsausgaben: Wenn du viel Equipment kaufst — Kamera, Laptop, Software, Büromöbel — verlierst du den Vorsteuerabzug. Faustregel: Ab Ausgaben > 30 % des Umsatzes wird der Verzicht interessant.
• B2B-Kunden: Für Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer ein Durchlaufposten. Ob du 1.000 EUR oder 1.190 EUR schreibst, ist für sie egal — sie holen sich die USt als Vorsteuer zurück.
• Schnelles Wachstum: Wenn die 25.000-EUR-Grenze absehbar fällt, lohnt sich die Umstellung lieber früher als später. Der Wechsel mitten in laufenden Verträgen ist unangenehm.
• Professioneller Eindruck: Manche B2B-Kunden nehmen Rechnungen ohne USt-Ausweis nicht ernst. Ob gerechtfertigt oder nicht — es ist ein Argument.

Mehr zur Entscheidung findest du im vertiefenden Artikel Kleinunternehmerregelung 2026: Lohnt sich der Verzicht?.

Grenze überschritten: Was passiert jetzt?

Zwei Szenarien:

Szenario A — 25.000 EUR Vorjahres-Grenze gesprengt, aber unter 100.000 EUR geblieben:

1. Laufendes Jahr: Du bleibst Kleinunternehmer, alle Rechnungen weiter ohne USt.
2. Nächstes Jahr: Automatisch regelbesteuert.
3. Ab 01.01. des Folgejahres: Alle neuen Rechnungen mit 19 % (oder 7 %) Umsatzsteuer.
4. Monatliche oder vierteljährliche UStVA ans Finanzamt.
5. Endlich darfst du die Vorsteuer auf Einkäufe abziehen.

Szenario B — 100.000 EUR im laufenden Jahr überschritten:

1. Ab genau diesem Umsatz: Regelbesteuerung, sofort.
2. Alle Rechnungen danach: 19 % (oder 7 %) USt ausweisen.
3. Rechnungen aus dem „Kleinunternehmer-Zeitraum" des Jahres: bleiben wie sie sind.
4. UStVA ab dem Monat, in dem die Grenze fiel.

Der Wechsel klingt dramatisch, ist aber machbar. Ein ordentliches Rechnungstool stellt die Umsatzsteuer-Logik per Knopfdruck um und übernimmt die UStVA-Exporte.

Checkliste: Deine nächste Rechnung in 60 Sekunden geprüft

• Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG vorhanden
• Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag
• Nur ein Gesamtbetrag (kein Netto, kein Brutto)
• Hinweis auf § 19 UStG in einer der drei geprüften Formulierungen
• Steuernummer angegeben (USt-IdNr. nur wenn wirklich vorhanden und relevant)
• Rechnungsnummer fortlaufend und einmalig
• Leistungszeitraum klar benannt
• Bei Rechnung bis 250 EUR: Kleinbetragsrechnung genutzt, spart Angaben

FAQ

Welcher Satz gehört auf die Rechnung eines Kleinunternehmers?

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." ist die geprüfte Standardformulierung. Alternativen wie „Steuerbefreit nach § 19 UStG" oder „Kein Ausweis von Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG" sind ebenfalls zulässig. Vermeide Formulierungen wie „umsatzsteuerfrei" ohne Paragraphenverweis — das deutet auf § 4 UStG hin und ist etwas anderes.

Muss ich Netto und Brutto getrennt ausweisen?

Nein. Als Kleinunternehmer gibt es weder Netto noch Brutto auf deiner Rechnung — nur einen einzigen Gesamtbetrag. Jede Aufschlüsselung nach Netto/USt/Brutto wäre formal fehlerhaft und könnte sogar als unberechtigter Steuerausweis nach § 14c UStG gewertet werden.

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer 2025?

25.000 EUR im vorangegangenen Kalenderjahr und 100.000 EUR im laufenden Kalenderjahr. Wer die 100.000-EUR-Grenze überschreitet, verliert die Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort mit dem Umsatz, der die Grenze sprengt — der Rest des Jahres läuft dann in Regelbesteuerung.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, du bist seit 2025 durch § 34a UStDV vom E-Rechnungs-Versand befreit und kannst weiter PDF oder Papier verschicken. Aber du musst E-Rechnungen empfangen können, wenn ein Geschäftskunde dir eine schickt — das gilt ohne Übergangsfrist seit 01.01.2025.

Was passiert, wenn ich versehentlich 19 % MwSt. auf meine Rechnung schreibe?

Du schuldest dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG — auch wenn du als Kleinunternehmer eigentlich keine Umsatzsteuer abführen müsstest. Das lässt sich nur durch eine korrigierte Rechnung und Rückzahlung der Steuer an den Kunden beheben. Deshalb: Lieber einmal mehr prüfen.

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