Rechnung schreiben als Freelancer: Anleitung & Vorlage

Deine erste Rechnung als Selbstständige oder Selbstständiger — darum geht es

Eine korrekte Rechnung als selbstständige Person enthält in Deutschland zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, brauchen aber den § 19-Hinweis und neue Grenzen seit 2025 (25.000 und 100.000 Euro netto). Wer B2B arbeitet, muss seit dem 01.01.2025 außerdem E-Rechnungen empfangen können — der Versand bleibt je nach Status bis 2027 oder 2028 flexibel.

Diese Anleitung führt dich durch jede Pflichtangabe, zeigt die Sonderfälle für Kleinunternehmer und erklärt, was die E-Rechnungspflicht für dich konkret bedeutet. Mit Beispielrechnung, Vorlage und den typischen Fallen, die dir ein Rechnungstool abnimmt.

Die 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede Rechnung in Deutschland braucht diese Angaben. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft — und dein Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten erleichterte Regeln (dazu später mehr).

1. Dein vollständiger Name und deine Anschrift

Nicht nur "Max Mustermann", sondern die komplette Geschäftsadresse. Postfach reicht nicht.

Max Mustermann
Webentwicklung
Musterstraße 42
10115 Berlin

2. Name und Anschrift des Kunden

Vollständiger Name oder Firmenname plus Adresse. Bei Firmen am besten mit Ansprechpartner, aber Pflicht ist nur der Firmenname mit ladungsfähiger Anschrift.

3. Deine Steuernummer oder USt-IdNr.

Entweder die Steuernummer (vom Finanzamt) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., vom Bundeszentralamt für Steuern). Eine von beiden reicht. Bei Geschäften innerhalb der EU brauchst du die USt-IdNr. — sonst darfst du keine steuerfreie innergemeinschaftliche Leistung ausweisen.

4. Rechnungsdatum

Das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Format in Deutschland: TT.MM.JJJJ. Dieses Datum ist auch der Start für Zahlungsziele.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer. Wichtig: Fortlaufend bedeutet mit erkennbarer Systematik, nicht zwingend lückenlos. Zu dem Mythos später mehr.

6. Leistungszeitraum oder Lieferdatum

Wann wurde die Leistung erbracht? Entweder ein konkretes Datum oder ein Zeitraum:

• "Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 31.03.2026"
• "Leistungsdatum: 15.03.2026"

Diese Angabe fehlt auf erstaunlich vielen Rechnungen — und macht sie formal fehlerhaft.

7. Art und Umfang der Leistung

Was genau hast du gemacht? Hier solltest du konkret werden.

Zu vage: "Beratung" oder "Webdesign"

Konkret: "Entwicklung und Implementierung einer Kontaktseite inkl. Formularvalidierung für domain.de, 12 Stunden, im Zeitraum 01.03. bis 15.03.2026"

Die Leistungsbeschreibung muss so präzise sein, dass das Finanzamt sie nachvollziehen kann.

8. Nettobetrag

Der Betrag ohne Umsatzsteuer. Bei mehreren Positionen: getrennt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt.

9. Steuersatz und Steuerbetrag

Der anzuwendende Steuersatz und der daraus resultierende Steuerbetrag:

• Regelsteuersatz: 19 %
• Ermäßigter Steuersatz: 7 % (zum Beispiel für bestimmte kreative Leistungen mit Nutzungsrechten)
• Kein Ausweis bei Kleinunternehmern — stattdessen der § 19-Hinweis

10. Bruttobetrag

Netto plus Umsatzsteuer gleich Brutto. Das ist der Betrag, den dein Kunde tatsächlich zahlt.

Sonderfall Kleinunternehmer: 25.000/100.000 Euro ab 2025

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, wird es auf der Rechnung einfacher — aber du musst zwei neue Grenzen und eine teure Falle kennen.

Die neuen Grenzen 2025

Seit dem 01.01.2025 gelten über das Jahressteuergesetz 2024 neue Umsatzgrenzen. Die alten Werte (22.000 Euro Vorjahr, 50.000 Euro laufendes Jahr) sind Geschichte:

• Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro netto
• Laufendes Kalenderjahr: maximal 100.000 Euro netto

Die 100.000-Euro-Grenze ist hart. Sobald du sie während des Jahres überschreitest, endet deine Kleinunternehmereigenschaft sofort — nicht erst im Folgejahr. Ab der Rechnung, mit der du die Grenze reißt, musst du Umsatzsteuer ausweisen.

Der Pflicht-Hinweis auf der Rechnung

Statt Umsatzsteuer kommt ein klarer Hinweis auf deine Rechnung. Zwei Formulierungen sind in der Praxis etabliert:

• "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."

Alle anderen Pflichtangaben nach § 14 UStG musst du trotzdem beachten — also auch Rechnungsnummer, Steuernummer und Leistungszeitraum. Nur die Umsatzsteuer-Zeile entfällt zugunsten des Hinweises.

Tipp: Mit dem kostenlosen Kleinunternehmer-Check prüfst du in 30 Sekunden, ob du die neuen Schwellenwerte einhältst — bevor du eine Rechnung schreibst.

Die teure Falle: Umsatzsteuer aus Versehen ausgewiesen

Hier stolpern viele: Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist — zum Beispiel durch eine übernommene Vorlage ohne Hinweis — schuldet diese Steuer dem Finanzamt. Das steht in § 14c Abs. 2 UStG und nennt sich unberechtigter Steuerausweis. Die Pflicht besteht so lange, bis du die Rechnung berichtigst und dem Kunden den zu viel gezahlten Betrag zurückerstattest. Ein Grund mehr für ein Tool, das Kleinunternehmer-Rechnungen automatisch richtig formatiert.

E-Rechnung ab 2025 — was für Selbstständige wirklich gilt

Die E-Rechnung ist seit 01.01.2025 Thema für jeden B2B-Unternehmer. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen Empfangen und Versenden.

Zeitplan bis 2028

Kurz: Empfangen musst du sofort. Versenden kann je nach Umsatz bis 2028 noch klassisch laufen.

XRechnung vs. ZUGFeRD

Eine PDF per Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. E-Rechnungen brauchen ein strukturiertes elektronisches Format nach EU-Norm EN 16931. Zwei Varianten sind in Deutschland etabliert:

• XRechnung — reine XML-Datei, vor allem für öffentliche Auftraggeber
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — Hybrid aus PDF und eingebettetem XML, alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL

ZUGFeRD ist für Selbstständige meist die pragmatischere Wahl: dein Kunde bekommt weiterhin eine lesbare PDF, darunter steckt die maschinenlesbare XML.

Was Kleinunternehmer wirklich müssen

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der E-Rechnungs-Versandpflicht dauerhaft ausgenommen — auch nach 2028 dürfen sie Papier oder klassische PDF verschicken. Empfangen und GoBD-konform archivieren müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem. Ein E-Mail-Postfach, das ZUGFeRD- und XRechnung-Anhänge annimmt und sauber ablegt, reicht technisch.

Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und reine B2C-Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.

Beispielrechnung für Selbstständige (inkl. Vorlage)

So sieht eine korrekte Rechnung aus — in zwei Varianten.

Variante Regelbesteuerung (19 % USt)

Max Mustermann                    Rechnungsnummer: 2026-003
Webentwicklung                    Rechnungsdatum:  15.03.2026
Musterstraße 42                   Steuernummer:    12/345/67890
10115 Berlin

An:
Digital GmbH
Frau Anna Schmidt
Hauptstraße 1
80331 München

RECHNUNG

Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 15.03.2026

Pos. | Beschreibung                         | Std. | Satz    | Betrag
1    | Frontend-Entwicklung Kontaktseite    | 8    | 85,00 € | 680,00 €
2    | Formularvalidierung + Testing        | 4    | 85,00 € | 340,00 €
3    | Code-Review und Deployment           | 2    | 85,00 € | 170,00 €

                                   Netto:      1.190,00 €
                                   USt 19 %:     226,10 €
                                   Brutto:     1.416,10 €

Zahlungsziel: 14 Tage (bis 29.03.2026)

Bankverbindung:
Max Mustermann
IBAN: DE89 3704 0044 0532 0130 00
BIC: COBADEFFXXX

Variante Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Lena Schreiberin                  Rechnungsnummer: 2026-017
Texte und Konzept                 Rechnungsdatum:  20.03.2026
Goethestraße 7                    Steuernummer:    98/765/43210
04109 Leipzig

An:
Buchverlag Nord GmbH
Herrn Thomas Weber
Am Hafen 3
20457 Hamburg

RECHNUNG

Leistungszeitraum: 01.03.2026 – 15.03.2026

Pos. | Beschreibung                              | Menge | Preis    | Betrag
1    | Redaktion Fachartikel "SEO für KMU"       | 1     | 850,00 € | 850,00 €
2    | Überarbeitung nach Feedback-Runde         | 1     | 150,00 € | 150,00 €

                                                Gesamt: 1.000,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlungsziel: 14 Tage (bis 03.04.2026)

Bankverbindung:
Lena Schreiberin
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: GENODEF1LEJ

Bei beiden Varianten gilt: Alle 10 Pflichtangaben sind enthalten, der Leistungszeitraum ist konkret, die Rechnungsnummer folgt einer Systematik, und die Zahlungsfrist ist klar.

Rechnungsnummern richtig vergeben — das "Recht auf Lücke"

Hier hält sich ein hartnäckiger Mythos: Rechnungsnummern müssen lückenlos sein. Sind sie nicht — und müssen es auch nicht.

Was fortlaufend wirklich bedeutet

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG fordert einmalig und fortlaufend. Die Verwaltung und die Haufe-Kommentierung präzisieren: Die Nummer darf aus Zahlen- oder Buchstabenreihen bestehen, Nummernkreise nach Jahr, Kunde oder Region sind zulässig, und eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend nötig. Wichtig ist nur: Brüche in deiner Systematik müssen bei einer Betriebsprüfung erklärbar sein (etwa durch den Wechsel auf ein neues System oder den Jahreswechsel).

Das heißt auch: Wenn du deine Rechnungen jedes Jahr neu beginnst — zum Beispiel von 2025-042 auf 2026-001 — ist das kein Problem. Die Systematik ist erkennbar.

Bewährte Nummernformate

Mein Tipp: Starte mit JAHR-###. Simpel, robust, finanzamtstauglich.

Steuersätze 7 % vs. 19 % — die vergessene Option für Kreative

Die meisten selbstständigen Leistungen laufen mit 19 % Regelsteuersatz. Für bestimmte kreative Leistungen gibt es aber den ermäßigten Satz von 7 % — und viele Kreative verschenken ihn.

Wann 7 % gelten

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG gilt der ermäßigte Satz für die Einräumung und Übertragung urheberrechtlicher Nutzungsrechte. Praktisch heißt das:

• Texte (Artikel, Whitepaper, Broschüren)
• Fotos und Grafiken
• Logo-Design und Illustrationen
• Übersetzungen literarischer oder werbetauglicher Werke
• Musikkompositionen und Film-Content

Voraussetzung: Das Werk entsteht durch persönliche geistige Leistung (Werkscharakter) und du überträgst Nutzungsrechte an deinen Kunden. Das sollte im Vertrag oder auf der Rechnung erkennbar sein ("Übertragung der Nutzungsrechte für Webauftritt").

Wann 19 % gelten

Reine Beratung ohne Werk-Erstellung bleibt bei 19 %. Gleiches gilt für Webentwicklung, Coaching, Projektmanagement und die meisten Dienstleistungen, bei denen keine urheberrechtlich geschützten Werke übertragen werden. Im Zweifel: 19 % ansetzen und mit dem Steuerberater prüfen, ob eine 7-%-Position möglich ist.

Zahlungsziel, Verzug und die 40-Euro-Pauschale

Zahlungsziele sind einer der häufigsten Verhandlungspunkte — und einer der am wenigsten verstandenen Rechtsbereiche.

Gesetzliches vs. vertragliches Zahlungsziel

Ohne explizite Vereinbarung tritt Verzug im B2B nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch ein: spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung — ganz ohne Mahnung. Bei Privatpersonen gilt das nur, wenn du sie vorher darauf hinweist (zum Beispiel direkt auf der Rechnung).

Besser: Schreib ein konkretes Fälligkeitsdatum auf jede Rechnung. Branchenüblich sind:

• 7 Tage bei kleinen Beträgen unter 500 Euro oder Neukunden
• 14 Tage als Standard für Selbstständige
• 30 Tage bei Konzernen und größeren Mittelständlern
• Sofort fällig bei Vorkasse oder Erstaufträgen mit unbekannten Kunden

Was du bei Verzug fordern darfst

Ist dein Kunde im Verzug, darfst du laut § 288 BGB mehrere Dinge geltend machen:

• Verzugszinsen: 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz im B2B, 5 Prozentpunkte im B2C
• 40-Euro-Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB) im B2B — pauschaler Schadensersatz pro ausstehender Rechnung, ohne Nachweis
• Mahngebühren in realistischer Höhe (Porto plus kleine Pauschale)
• Inkasso- oder Anwaltskosten bei Beauftragung

Die 40-Euro-Pauschale ist der vergessene Hebel. Sie fällt an, sobald B2B-Verzug eintritt — und summiert sich bei mehreren offenen Rechnungen schnell.

Stornorechnung und Korrektur — niemals löschen

Eine bereits versendete Rechnung darfst du niemals überschreiben oder löschen. Bei Fehlern gibt es zwei saubere Wege.

Rechnungsberichtigung

Du schickst ein Korrekturdokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Formal reicht das: schriftlich, mit Verweis auf Rechnungsnummer und Datum der Originalrechnung, mit klarer Benennung der berichtigten Angaben. Diese Methode eignet sich für kleine Fehler wie einen falsch geschriebenen Kundennamen.

Stornorechnung und neue Rechnung

Die saubere Methode für größere Fehler — gerade bei falschen Beträgen oder Steuersätzen — ist die Stornorechnung:

1. Erstelle eine Stornorechnung mit eigener fortlaufender Nummer, Bezug auf das Original ("Storno zu Rechnung 2026-003") und allen Positionen als Negativbeträge.
2. Stelle eine neue korrekte Rechnung mit einer neuen Nummer aus.
3. Archiviere beide Dokumente gemeinsam.

Wichtig für Kleinunternehmer: Bei falschem Steuerausweis greift § 14c UStG. Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du die überhöhte Summe dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt und der Betrag dem Kunden zurückgezahlt ist.

Aufbewahrungspflicht 8 Jahre — neu seit 2025

Zum 01.01.2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 14b Abs. 1 UStG und § 147 Abs. 3 AO). Das gilt für alle Selbstständigen — auch für Kleinunternehmer.

Wie die 8 Jahre berechnet werden

Die Frist startet am Ende des Kalenderjahres, in dem du die Rechnung ausgestellt oder empfangen hast. Beispiel: Eine Rechnung vom 15.03.2025 kannst du frühestens ab dem 01.01.2034 vernichten. Vorher nicht.

Die 8-Jahres-Frist gilt für ausgehende und eingehende Rechnungen sowie Buchungsbelege. Ausnahme: Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleiben bei 10 Jahren.

GoBD-Anforderungen in kurz

Die Aufbewahrung muss GoBD-konform sein — das heißt:

• Unveränderbar: Keine nachträglichen Änderungen am Dokument
• Vollständig und nachvollziehbar: Alle Belege lückenlos, jede Buchung zuordenbar
• Lesbar: Über den gesamten Zeitraum von 8 Jahren
• Zeitnah: Gebucht und archiviert, nicht nachträglich am Jahresende
• Maschinell auswertbar: Bei digitalen Belegen

Ein Rechnungstool mit Export-Funktion und dauerhafter Datenspeicherung erfüllt diese Anforderungen automatisch.

Typische Fehler vermeiden

Die 6 Klassiker und ihre Folgen

1. Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer — Finanzamt sanktioniert bei Betriebsprüfung.
2. Leistungszeitraum vergessen — Rechnung ist formal fehlerhaft, Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet.
3. Zu vage Leistungsbeschreibung — "Beratung" oder "Webdesign" reicht nicht für den Vorsteuerabzug.
4. Falscher Steuersatz — 19 % statt 7 % bei urheberrechtlichen Leistungen kostet dich die zu viel ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG.
5. Kleinunternehmer-Hinweis vergessen — Rechnung ist formal falsch, auch wenn du nichts zusätzlich zahlst.
6. Als Kleinunternehmer versehentlich USt ausgewiesen — Die Steuer ist ans Finanzamt abzuführen, bis die Rechnung korrigiert ist.

Folge bei allen Fehlern: Dein Kunde kann den Vorsteuerabzug verlieren oder die Zahlung verweigern, bis du eine korrekte Rechnung nachlieferst. Und du stehst mit einem Fuß in einer § 14c-Schuld, die erst mit der Berichtigung erlischt.

Rechnungstool statt Word: warum es sich lohnt

Manuelle Rechnungen in Word oder Excel sind möglich — aber fehleranfällig. Pflichtangaben muss man selbst im Kopf haben, Nummern von Hand fortschreiben, Beträge per Taschenrechner prüfen. Das dauert pro Rechnung 10 bis 15 Minuten, und bei jedem Versand ist die Chance auf einen Zahlendreher real.

Was ein Rechnungstool automatisiert

Ein dediziertes Tool übernimmt die Mechanik:

• Pflichtangaben-Check direkt im Formular
• Fortlaufende Nummernvergabe pro Jahr, Kunde oder Kreis
• Automatische Steuerberechnung (Netto/Brutto, 7 % vs. 19 %)
• Kleinunternehmer-Hinweis und Umschaltung der Logik per Profileinstellung
• Export als GoBD-konforme PDF und optional ZUGFeRD
• Archivierung mit 8-Jahres-Retention

Bei SaaS Rebels füllst du ein Formular aus, die Pflichtangaben werden geprüft, du bekommst ein sauberes PDF — und bei Bedarf direkt ZUGFeRD für B2B-Kunden. Das spart dir die 10 bis 15 Minuten pro Rechnung. Und es nimmt dir die § 14c-Falle ab.

TL;DR

Eine korrekte Rechnung als selbstständige Person enthält 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG. Kleinunternehmer ersetzen den Umsatzsteuer-Ausweis durch den § 19-Hinweis und arbeiten seit 2025 mit neuen Grenzen (25.000 Euro Vorjahr, 100.000 Euro laufendes Jahr — jeweils netto). Seit dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; der Versand bleibt für Kleinunternehmer dauerhaft flexibel, für alle anderen bis spätestens 01.01.2028. Rechnungsnummern müssen fortlaufend sein, nicht lückenlos, und die Aufbewahrungspflicht beträgt seit 2025 nur noch 8 Jahre statt 10.

FAQ

Welche Pflichtangaben gehören laut § 14 UStG auf eine Rechnung?

Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Art und Umfang der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sowie der Bruttobetrag. Kleinunternehmer ersetzen den Steuerausweis durch den § 19-Hinweis.

Was gilt für Kleinunternehmer-Rechnungen ab 2025?

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, müssen aber alle anderen Pflichtangaben nach § 14 UStG beachten. Die neuen Grenzen sind 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr — jeweils netto. Wird die 100.000-Euro-Grenze während des Jahres überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort.

Muss ich als Selbstständige oder Selbstständiger ab 2025 E-Rechnungen schreiben?

Empfangen: ja, seit dem 01.01.2025 für jeden B2B-Unternehmer ohne Übergangsfrist. Versenden: Regelbesteuerte Selbstständige dürfen bis 31.12.2026 weiter Papier oder PDF verschicken (bei Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro bis 31.12.2027), spätestens ab 01.01.2028 ist E-Rechnung Pflicht. Kleinunternehmer sind vom Versand dauerhaft ausgenommen.

Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?

Nein. § 14 UStG fordert fortlaufende Nummern mit erkennbarer Systematik — nicht zwingend lückenlos. Brüche in der Nummernfolge sind zulässig, müssen aber bei Nachfrage des Finanzamts erklärbar sein (zum Beispiel durch Nummernkreise pro Jahr oder einen Systemwechsel).

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit dem 01.01.2025 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren für ausgehende und eingehende Rechnungen (§ 14b UStG und § 147 AO). Die Frist startet am Ende des Kalenderjahres der Ausstellung oder des Empfangs. Die Aufbewahrung muss GoBD-konform erfolgen — also unveränderbar, vollständig, lesbar und maschinell auswertbar.

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• 5 Fehler bei der Rechnungsstellung — Ergänzende Vertiefung zu typischen Fehlern und wie du sie vermeidest.
• Kleinunternehmerregelung und Rechnungen — Detaillierter Blick auf Pflichtangaben ohne Umsatzsteuer.
• E-Rechnung-Pflicht für Freelancer — Tiefenartikel zu XRechnung, ZUGFeRD und Übergangsfristen.
• Projektabrechnung: Von der Zeit zur Rechnung — Der Workflow von Zeiterfassung bis zur finalen Rechnung.

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